Αρχική › Πρακτικά συνεδρίασης

Πρακτικά · τοπικά · χωρίς bot στη συνεδρίαση

Πρακτικά συνεδρίασης από ηχογράφηση, πάνω στο Mac σας

Να κρατάτε πρακτικά και να συμμετέχετε ταυτόχρονα στη συζήτηση δεν γίνεται. Το Lesskeys ηχογραφεί τη συνεδρίαση στο Mac σας — μικρόφωνο και ήχο συστήματος — και σας δίνει κείμενο με αναζήτηση, ονόματα ομιλητών και χρονοσημάνσεις, από το οποίο γράφετε τα πρακτικά. Η επεξεργασία είναι τοπική: η ηχογράφηση δεν φεύγει από τον υπολογιστή σας.

Από την ηχογράφηση στα πρακτικά

Το να κρατάτε πρακτικά και να παρακολουθείτε ταυτόχρονα τη συζήτηση δεν γίνεται. Η ροή με το Lesskeys έχει τέσσερα βήματα και όλα εκτελούνται στο Mac σας.

• Ενημερώνετε και ξεκινάτε την ηχογράφηση. Καταγράφεται το μικρόφωνο, ο ήχος συστήματος ή και τα δύο· η ηχογράφηση δεν έχει όριο διάρκειας.
• Παρακολουθείτε τη συνεδρίαση. Δεν κρατάτε σημειώσεις τρέχοντας πίσω από τον ομιλητή.
• Παίρνετε το κείμενο. Η ηχογράφηση χωρίζεται ανά φωνή, ώστε να φαίνεται ποιος είπε τι, με χρονοσήμανση σε κάθε απόσπασμα.
• Γράφετε τα πρακτικά από το κείμενο. Ψάχνετε λέξη ή ομιλητή, βρίσκετε το σημείο, ακούτε το πρωτότυπο αν χρειάζεται και κρατάτε τις αποφάσεις.

Το κείμενο και ο ήχος μένουν σε τοπική βιβλιοθήκη με αναζήτηση, οπότε μια συνεδρίαση του Απριλίου βρίσκεται σε δευτερόλεπτα. Εξαγωγή σε απλό κείμενο, και σε SRT ή VTT όταν χρειάζεστε χρονοσημασμένη μορφή.

Δουλεύει με Teams, Zoom, Meet ή απλό τηλεφώνημα

Η εφαρμογή καταγράφει τον ήχο συστήματος του Mac. Αυτό σημαίνει ότι δεν εξαρτάται από την πλατφόρμα: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex, μια κλήση μέσα από τον browser ή ένα τηλεφώνημα σε ανοιχτή ακρόαση δίπλα στον υπολογιστή αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο. Δεν προσκαλείται bot στη συνεδρίαση, δεν εμφανίζεται επιπλέον συμμετέχων στη λίστα και δεν ζητείται πρόσβαση στο ημερολόγιο ή στον εταιρικό λογαριασμό σας. Λειτουργεί εξίσου και για δια ζώσης συνεδρίαση, με το μικρόφωνο του Mac πάνω στο τραπέζι.

Ενημέρωση και συγκατάθεση πριν αρχίσει η ηχογράφηση

Αυτή η ενότητα δεν είναι υποσημείωση. Στην Ελλάδα η καταγραφή ιδιωτικής προφορικής ή τηλεφωνικής συνομιλίας χωρίς να το γνωρίζουν οι συμμετέχοντες μπορεί να στοιχειοθετήσει ποινικό αδίκημα κατά το άρθρο 370Α ΠΚ — και ισχύει ακόμη κι αν συμμετέχετε ο ίδιος στη συζήτηση. Επιπλέον, το άρθρο 19 του Συντάγματος προστατεύει το απόρρητο των επικοινωνιών και στην παράγραφο 3 απαγορεύει ρητά τη χρήση αποδεικτικών μέσων που έχουν αποκτηθεί κατά παράβασή του. Μια ηχογράφηση χωρίς ενημέρωση δεν δημιουργεί ζήτημα μόνο απέναντι στους συμμετέχοντες. Στον χώρο εργασίας προστίθενται οι κατευθύνσεις της ΑΠΔΠΧ για την παρακολούθηση εργαζομένων.

Ο πρακτικός κανόνας, με τη σειρά που εφαρμόζεται:

• Ενημερώνετε πριν πατήσετε ηχογράφηση — όχι μετά, όχι στο τέλος.
• Καταγράφετε στα πρακτικά ότι οι συμμετέχοντες ενημερώθηκαν για την ηχογράφηση και για τον σκοπό της.
• Αν κάποιος αρνηθεί, δεν ηχογραφείτε. Κρατάτε σημειώσεις με τον παραδοσιακό τρόπο.
• Διαγράφετε τον ήχο όταν έχει εξυπηρετήσει τον σκοπό του, σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης του φορέα σας.

Τα παραπάνω αφορούν την Ελλάδα και αποτελούν υπενθύμιση, όχι νομική συμβουλή· στην Κύπρο ισχύουν διαφορετικός ρυθμιστής και διαφορετικό πλαίσιο. Για συνεδριάσεις οργάνων, ελέγξτε επίσης αν ο κανονισμός λειτουργίας ή το καταστατικό προβλέπει κάτι ειδικό για την ηχογράφηση.

Τα αυτόματα πρακτικά δεν υποκαθιστούν τα επίσημα

Να είμαστε ρητοί, γιατί το ερώτημα είναι πραγματικό: το κείμενο που παράγει η εφαρμογή δεν υποκαθιστά τα επίσημα πρακτικά που προβλέπει ο νόμος, ο κανονισμός λειτουργίας ή το καταστατικό ενός φορέα. Δεν δίνουμε καμία εγγύηση νομικού κύρους. Τα επίσημα πρακτικά συντάσσονται, εγκρίνονται και υπογράφονται από τα αρμόδια πρόσωπα — ο γραμματέας, ο πρόεδρος, τα μέλη του οργάνου — με τη διαδικασία που ορίζει το ίδιο το όργανο. Αυτό που σας δίνει η εφαρμογή είναι το υλικό από το οποίο γράφονται: μια πιστή, χρονοσημασμένη καταγραφή του τι ειπώθηκε, ώστε να μη στηρίζεστε στη μνήμη.

Το αυτόματο κείμενο είναι προσχέδιο

Η ρεαλιστική εικόνα βοηθάει περισσότερο από την υπόσχεση. Κύρια ονόματα και επωνυμίες γράφονται συχνά λάθος, ιδίως σε ονόματα με ασυνήθιστη ορθογραφία. Τα ακρωνύμια που χρησιμοποιεί καθημερινά μια γραμματεία — ΔΣ, ΓΣ, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΕΦΚΑ, ΓΕΜΗ — μπορεί να αποδοθούν φωνητικά αντί για κεφαλαία. Οι αριθμοί, τα ποσά και οι ημερομηνίες θέλουν οπωσδήποτε έλεγχο. Και όταν μιλούν δύο ή τρεις μαζί, όπως συμβαίνει σε κάθε ζωντανή συζήτηση, η απόδοση σε ομιλητή λερώνεται και οι ετικέτες θέλουν χειροκίνητο πέρασμα.

Δύο πράγματα βελτιώνουν αισθητά το αποτέλεσμα και δεν κοστίζουν τίποτα: ένα μικρόφωνο κοντά στο τραπέζι αντί για το ενσωματωμένο σε αίθουσα με ηχώ, και μια σύντομη σύσταση στην αρχή («ο καθένας λέει το όνομά του πριν πάρει τον λόγο»), που βοηθάει και εσάς όταν διαβάζετε το κείμενο. Υπολογίστε ένα πέρασμα διόρθωσης πριν κυκλοφορήσει οτιδήποτε.

Πού χρησιμοποιείται στην πράξη

• Διοικητικά συμβούλια και γενικές συνελεύσεις. Το υλικό για τα πρακτικά ΔΣ και ΓΣ που καταχωρίζονται στο ΓΕΜΗ.
• Δημοτικά και περιφερειακά συμβούλια. Πολύωρες συνεδριάσεις με πολλούς ομιλητές, όπου η αναζήτηση στο κείμενο κάνει τη διαφορά.
• Γενικές συνελεύσεις πολυκατοικίας και συλλόγων. Αποφάσεις και ψηφοφορίες που πρέπει να αποτυπωθούν σωστά.
• Επιτροπές και ομάδες έργου. Εβδομαδιαίες συσκέψεις όπου κανείς δεν θέλει να είναι ο μόνιμος πρακτικογράφος.
• Συνεντεύξεις και ακροάσεις. Όπου το «ποιος είπε τι» είναι το ζητούμενο (διαχωρισμός ομιλητών).

Τι να κρατήσετε στο πρότυπο των πρακτικών

Το κείμενο σας δίνει τη ροή της συζήτησης· τα πρακτικά χρειάζονται δομή. Ένα πρότυπο που δουλεύει: ημερομηνία, ώρα έναρξης και λήξης, τόπος ή πλατφόρμα, παρόντες και απόντες, απαρτία, θέματα ημερήσιας διάταξης με αρίθμηση, σύνοψη τοποθετήσεων ανά θέμα, αποφάσεις με το ακριβές τους λεκτικό, αποτέλεσμα ψηφοφορίας, ενέργειες με υπεύθυνο και προθεσμία — και μία γραμμή που βεβαιώνει ότι οι συμμετέχοντες ενημερώθηκαν για την ηχογράφηση. Η σύνοψη γράφεται από άνθρωπο: η εφαρμογή δεν συντάσσει και δεν στέλνει περιλήψεις σε κανέναν.

Απαιτήσεις, δωρεάν έκδοση και τιμή

Η ηχογράφηση δεν μετριέται ποτέ, ούτε στη δωρεάν έκδοση: μπορείτε να καταγράψετε μια τετράωρη συνεδρίαση χωρίς να πληρώσετε τίποτα. Αυτό που μετριέται είναι η απομαγνητοφώνηση — 5 αρχεία ήχου και 5 βίντεο συνολικά, όχι ημερησίως — μαζί με 5 λεπτά υπαγόρευσης την ημέρα (το υπαγορευμένο κείμενο αντιγράφεται στο πρόχειρο και το επικολλάτε εσείς με ⌘V). Το να ξαναπεράσετε από αναγνώριση μια συνεδρίαση που έχει ήδη απομαγνητοφωνηθεί δεν καταναλώνει όριο. Για συνεχή χρήση, το Pro αφαιρεί τα όρια με μία εφάπαξ αγορά εντός εφαρμογής 49,99 $ — καμία συνδρομή και καμία χρέωση ανά λεπτό ηχητικού· στο ελληνικό App Store η χρέωση γίνεται σε ευρώ, στο ποσό που ορίζει η Apple.

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικά θέματα