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Verbale · in locale · senza bot in riunione

Verbale di riunione a partire dalla registrazione

Seguire la discussione e stendere il verbale di riunione nello stesso momento non funziona: o ascolti o scrivi. Lesskeys registra la riunione sul tuo Mac — microfono, audio di sistema o entrambi — e restituisce un testo cercabile, con i marcatori temporali e l'indicazione di chi ha detto cosa, da cui poi redigi il verbale vero. L'elaborazione avviene sul Mac e la registrazione non viene caricata da nessuna parte.

Prima di tutto: avvisare i partecipanti

Questa sezione sta all'inizio di proposito. In Italia registrare una conversazione a cui partecipi non è vietato: sei uno degli interlocutori, e la registrazione è la memoria di un incontro a cui hai preso parte. Da lì in poi, però, ci sono tre limiti che contano davvero.

• L'uso e la diffusione. Una cosa è conservare l'audio come promemoria per redigere il verbale; un'altra è farlo circolare, pubblicarlo, consegnarlo a terzi o impiegarlo per finalità diverse da quelle per cui la riunione si è tenuta. È qui che nascono i problemi, non nel gesto di premere Registra.
• Le conversazioni altrui. Registrare un colloquio a cui non prendi parte è un'altra fattispecie e rientra nel penale (artt. 615-bis e 617 c.p.). Lasciare l'app in ascolto in una stanza in cui parlano altri non è un uso legittimo dello strumento.
• Il posto di lavoro. Se sei il datore di lavoro o un responsabile e vuoi registrare le riunioni con i dipendenti, l'art. 4 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970) subordina gli strumenti dai quali può derivare un controllo a distanza dell'attività a un accordo sindacale o all'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro. È il passaggio da fare prima di scegliere un software, non dopo averlo installato.

Il modo pratico di procedere è poco spettacolare, e funziona:

1. Annuncia prima di iniziare che registri per redigere il verbale, e chiedi esplicitamente se qualcuno ha obiezioni.
2. Metti a verbale che i partecipanti sono stati informati, con data e presenti — oppure lascia l'annuncio nei primi secondi della registrazione, che è la traccia più semplice da ritrovare.
3. Se qualcuno si oppone, non registri. Prendere appunti resta sempre possibile, e a nessuno serve una riunione in cui una persona non parla più liberamente.
4. Stabilisci in anticipo per quanto tempo conservi l'audio e quando lo cancelli, e dillo insieme all'annuncio.

Questo è un promemoria pratico, non un parere legale: per il tuo caso concreto senti il responsabile della protezione dei dati o un legale.

Come si arriva al verbale di riunione

1. Avvia la registrazione. Lesskeys registra il microfono e l'audio di sistema del Mac. Siccome la sorgente è l'audio del computer, non importa quale programma di videoconferenza stai usando: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex, Slack o una telefonata dal Mac. Anche una riunione in presenza, con tutti intorno allo stesso tavolo, si registra dal microfono.
2. Partecipa alla riunione. Con le mani libere e la testa nella discussione invece che nella stenografia.
3. Fai trascrivere. Alla fine l'app produce il testo sul tuo Mac, con i marcatori temporali.
4. Assegna i nomi. Le voci vengono separate automaticamente; tu attribuisci i nomi una volta e vengono riconosciuti anche nelle riunioni successive dello stesso gruppo.
5. Scrivi il verbale. Dal trascritto estrai decisioni, azioni e scadenze; per ogni punto controverso torni al minuto esatto della registrazione e riascolti.

Senza bot in riunione e senza accesso al calendario

Molti servizi di verbalizzazione entrano in videoconferenza come partecipanti aggiuntivi. La cosa è sgradevole due volte: la vedono tutti nell'elenco dei presenti, e significa che un fornitore esterno ha accesso alla discussione — di solito insieme all'accesso al tuo calendario, che gli serve per sapere quando presentarsi.

Lesskeys registra invece l'audio sul dispositivo davanti a cui sei già seduto. Nell'elenco dei partecipanti non compare nessuno in più, nessuno legge il tuo calendario e non serve un account. Questo non sostituisce l'annuncio ai presenti, ovviamente: vale quanto scritto sopra.

Che cosa trovi nel testo

Dal trascritto al verbale leggibile

Un trascritto è completo ma inservibile così com'è: nessuno legge sessanta minuti di parlato. Diventa utile con la sintesi, e per la sintesi funziona una scaletta semplice.

• Intestazione. Data, ora, luogo o sistema di videoconferenza, presenti, assenti, chi verbalizza — e la nota che la registrazione è stata annunciata e chi era informato.
• Decisioni. Una riga per decisione, nella formulazione effettivamente adottata, con il marcatore temporale del punto in cui è stata presa.
• Azioni. Che cosa, chi, entro quando. Nel trascritto si ritrovano bene cercando espressioni come «me ne occupo io», «entro venerdì» o «lo verifico».
• Punti aperti. Tutto ciò che è stato rinviato, con l'indicazione di chi lo riporterà all'ordine del giorno.
• Allegato. Il trascritto integrale solo se serve davvero — e in quel caso con lo stesso criterio di conservazione e cancellazione della registrazione.

Una precisazione utile per chi verbalizza organi collegiali — assemblee, consigli direttivi, condomini: il verbale ufficiale resta quello redatto, letto e approvato secondo le regole dell'organo che si riunisce e sottoscritto da chi deve sottoscriverlo. Quello che ottieni qui è la base di lavoro per scriverlo bene e in fretta, non un documento ufficiale che si genera da solo.

La ricerca a testo pieno sulla libreria locale rende poi utilizzabili anche le sedute vecchie: chi vuole sapere che cosa fu concordato tre mesi fa cerca la parola, invece di aprire cartelle a caso.

Onestà sulla qualità

Il trascritto automatico è una bozza, non un verbale già pronto. Con più persone attorno a un microfono in vivavoce, con le sovrapposizioni e con accenti regionali marcati la resa cala — vale per qualsiasi sistema, locale o online. Nomi di aziende e di prodotti non si scrivono da soli nel modo giusto, le sigle vanno controllate, e voci molto simili possono essere attribuite alla persona sbagliata. Metti in conto un giro di correzione, e verifica sempre numeri e decisioni riascoltando al marcatore temporale.

Sulla qualità della registrazione aiuta la fisica elementare: un microfono esterno al centro del tavolo invece dei microfoni della webcam, finestra chiusa, ventole ferme. La voce di chi partecipa da remoto arriva comunque pulita, perché passa dall'audio di sistema.

Conservare e cancellare

Poiché le registrazioni restano sul tuo computer, la loro gestione è affare tuo. Decidi quanto a lungo serve davvero l'audio grezzo — spesso soltanto fino all'approvazione del verbale — e poi cancellalo. Ricordati del backup: una copia di Time Machine contiene gli stessi contenuti e va trattata con le stesse cautele dell'originale. FileVault, blocco schermo e un Mac non accessibile a chiunque completano il quadro. Se stai già discutendo l'uso dello strumento con le rappresentanze sindacali e con il responsabile della protezione dei dati, è il momento giusto per mettere per iscritto anche questi punti.

Requisiti, permessi e prezzo

Lesskeys richiede macOS 13 (Ventura) o successivo su un Mac con Apple Silicon (M1 o successivo); i Mac Intel non sono supportati, e non è una raccomandazione ma un requisito. Per catturare l'audio di sistema concedi una volta sola il permesso di registrazione dello schermo nelle Impostazioni di Sistema: è macOS a richiederlo per l'audio di sistema. Serve inoltre l'accesso al microfono.

Il download è gratuito e non richiede un account presso di noi. La versione gratuita include 5 minuti di dettatura al giorno e 5 trascrizioni audio più 5 video in totale — quindi bastano per provare l'app su qualche riunione, non per un anno di consiglio direttivo. Registrare non viene mai contato e ritrascrivere una registrazione già trascritta non consuma quota. La versione completa toglie i limiti con un acquisto in-app una tantum da 49,99 $, mostrato in euro nell'App Store italiano: nessun abbonamento e nessun costo al minuto, perché non c'è un servizio remoto da pagare. L'acquisto passa dal tuo ID Apple, quindi anche l'eventuale rimborso segue le regole di Apple.

Domande frequenti

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