Főoldal › Jegyzőkönyv hangfelvételből

Ülés · hangfelvétel · leirat

Jegyzőkönyv készítése hangfelvételből — a leirat a gépeden készül

Rögzíted az ülést, és szó szerinti, beszélőkre bontott, időbélyeges leiratot kapsz belőle a saját Mac-eden, feltöltés nélkül. A végleges jegyzőkönyvet ebből te állítod össze: a program leiratot ad, nem hiteles dokumentumot.

Először a legfontosabb: mit ad ez a program, és mit nem

Ez az oldal egy munkaeszközről szól, nem jogi szolgáltatásról, ezért a határt előre kimondjuk.

• Amit ad: az ülésről készült hangfelvételből szó szerinti, beszélőkre bontott, időbélyeges leiratot — helyben, a gépeden, feltöltés nélkül —, valamint egy kereshető archívumot a korábbi ülések felvételeiről és leiratairól.
• Amit nem ad: jegyzőkönyvet. A leirat nyersanyag: a jegyzőkönyv tartalmi kellékeit (hely, idő, napirend, határozatképesség, a szavazás számszerű eredménye, a határozatok szövege), az elkészítési határidőt, az aláírást és a hitelesítést jogszabály, illetve az alapító okirat vagy az szmsz írja elő, és ezek teljesítése a te felelősséged, nem a programé.

Ugyanígy: nem vállalunk garanciát arra, hogy a felvétel vagy a leirat bizonyítékként felhasználható vagy elfogadható lesz, és semmilyen jogszabályi megfelelést nem állítunk. Az alábbiak tájékoztatásul szolgálnak, nem minősülnek jogi tanácsadásnak; a rád vonatkozó szabályt mindig a hatályos jogszabályszöveg és a szervezeted saját dokumentumai alapján kell megítélned.

Kinek szól

• Társasházkezelő és közös képviselő — évi rendes és rendkívüli közgyűlések, ahol a hozzászólások pontos visszaadása később vita tárgya lehet.
• Egyesületi, alapítványi titkár — küldöttgyűlés, kuratóriumi ülés.
• Kft. taggyűlésének jegyzőkönyvvezetője — ahol a határozatok szövegének pontossága a tét.
• Önkormányzati jegyző, bizottsági referens — testületi és bizottsági ülések, ahol a jegyzőkönyv elkészítése kötelező feladat.
• HR- és üzemi tanácsi ügyintéző — ülések, egyeztetések, ahol utólag kell visszakeresni, ki mit vállalt.

Az ülés napjától a kész dokumentumig

• 1. Bejelentés és hozzájárulás. Még a napirend előtt mondd be, hogy hangfelvétel készül, mire használod és meddig őrzöd — a hozzájárulás tényét vedd fel a jegyzőkönyvbe is.
• 2. Felvétel. A Mac mikrofonjával rögzíted az ülést. A felvétel készítése nincs időhöz kötve, egy háromórás közgyűlés is elfér.
• 3. Leirat. A felvételből a gépeden készül el a szó szerinti, szakaszolt leirat: minden szakasz előtt a beszélő és az elhangzás időpontja.
• 4. Nevesítés. A hozzászólók sorrendje és a jelenléti ív alapján az „1. beszélő” helyére valódi nevek kerülnek; a rendszeres résztvevőket a program a következő üléseken már felismeri.
• 5. Összeállítás. A leiratot szöveges fájlba exportálod, és abból szerkeszted meg a jegyzőkönyvet a szervezeted formai rendje szerint — a szó szerinti szövegből kiemelve a döntéseket, a szavazati arányokat és a határozatok szövegét.
• 6. Aláírás és hitelesítés. Ez már teljes egészében rajtad és a szabályzaton múlik.

Amit a jogszabály előír — és amit a program biztosan nem old meg

A „jegyzőkönyv” Magyarországon nem stílusfordulat, hanem önálló, előírt dokumentumfajta. Szervezettípustól függ, mi vonatkozik rád; a leggyakoribb esetek, tájékoztató jelleggel:

A táblázat tájékozódási pont, nem jogi vélemény, és nem helyettesíti a hatályos szöveg ellenőrzését. A lényeg, ami minden sorban közös: a leirat a tartalom pontos visszaadásában segít, a forma, a határidő és a hitelesítés viszont marad a jegyzőkönyvvezetőnél.

A felvétel hozzájáruláshoz kötött

Az ülésen elhangzottak rögzítése nem magánügy: a Ptk. (2013. évi V. törvény) 2:48. §-a szerint hangfelvétel készítéséhez és felhasználásához egyaránt az érintett hozzájárulása szükséges. Kivétel a tömegfelvétel és a közéleti szereplésről készült felvétel — utóbbi például egy nyilvános testületi ülés más megítélését eredményezheti, de ezt a saját helyzetedre nézve neked kell tisztáznod. Ami a gyakorlatban mindig igaz: a titokban készített felvétel személyiségi jogot sért akkor is, ha te magad részt veszel az ülésen. Ez lényegesen szigorúbb, mint amit az angol nyelvű cikkek az amerikai gyakorlatról írnak, ezért ne onnan tájékozódj.

A bevált eljárás: jelentsd be a napirend előtt, hogy hangfelvétel készül és mire szolgál; vedd fel a hozzájárulást a jegyzőkönyvbe; tiltakozás esetén ne rögzíts, hanem hagyományos jegyzeteléssel dolgozz. Sok szervezet szmsz-e vagy adatkezelési tájékoztatója külön rendelkezik arról is, meddig őrizhető a felvétel, és mikor kell törölni — a jegyzőkönyv elfogadása után a hangfelvétel gyakran törlendő. Munkaviszonyhoz kapcsolódó ülésnél az Mt. 11/A. §-a szerinti munkavállalói ellenőrzés kerete és a NAIH visszafogott, arányossági szempontú gyakorlata is számít.

Ismét: ez tájékoztatás, nem jogi tanácsadás; a jogalapot, a megőrzési időt és a tájékoztatás módját az adatvédelmi tisztviselőtökkel vagy jogásszal érdemes véglegesíteni. Megfelelést nem állítunk.

Terem, mikrofon, ülésrend — ezen múlik a leirat minősége

A leirat minőségét nem a szoftver dönti el, hanem az, hogy mit hall a mikrofon. Egy nagyobb közgyűlési teremben a gép beépített mikrofonja önmagában kevés: a terem hátuljából érkező hozzászólás visszhangosan és halkan érkezik, és ez a leiraton is meglátszik.

• Tedd a gépet a hozzászólók közelébe, ne a jegyzőkönyvvezető elé az asztal végére.
• Ha van hangosítás a teremben, érdemes a mikrofon közelébe tenni a gépet — a hangosított hozzászólás sokkal jobban rögzül.
• Kérd meg a résztvevőket, hogy egyesével szóljanak hozzá; ez a leirat minőségén és a beszélők szétválasztásán is meglátszik.
• Az ülés elején mondja be mindenki a nevét — az első percből egyszerűen kiosztod a neveket a leiratban.
• Kerüld a folyamatos háttérzajt: a szellőző, a kávéfőző és a folyosóról beszűrődő beszéd is bekerül a szövegbe.

Kereshető archívum a korábbi ülésekről

A felvételek és a leiratok egy helyi könyvtárba kerülnek a gépeden, és utólag szó szerint kereshetsz bennük: nemcsak dátum és cím szerint, hanem a benne elhangzott mondatokra is. Ha fél év múlva kérdés, hogy egy adott felújítási tételről pontosan mi hangzott el, és ki mondta, azt percek alatt megtalálod ahelyett, hogy három órányi hangot hallgatnál végig. A visszatérő hozzászólókat a program a korábban megadott nevek alapján ismeri fel — a hozzájuk tartozó hangprofil szintén a gépeden marad, és törölhető, ha már nincs rá szükség.

Amit a program nem tud

A gépi leirat nyersanyag, nem kész dokumentum. Az egyszerre beszélőknél a szakaszok elcsúsznak, a rossz hangminőség rontja az eredményt, a ragozott tulajdonnevek és a szakkifejezések — utcanevek, cégnevek, jogszabályi hivatkozások — javítást kívánnak, a központozás pedig értelmezés kérdése. Pontossági százalékot nem közlünk, mert nincs mögötte saját, magyar nyelvű mérésünk. A program nem készít összefoglalót, nem fogalmaz határozatot, nem küld ki semmit, és nem tölt fel semmit sehová.

Követelmények, ár, ingyenes keret

A program macOS 13 (Ventura) vagy újabb rendszert és Apple Silicon processzort kíván: M1 vagy újabb gép kell hozzá, ez követelmény és nem ajánlás — Intel Mac-en nem indul el. Vásárlás előtt az Alma menü → „A Mac névjegye” ablakban ellenőrizd. A felismerés 99 nyelvet fed le, és minden feldolgozás a gépeden fut le; fiók nem kell hozzá.

A letöltés ingyenes, a teljes verziót egyszeri, 49,99 $-os alkalmazáson belüli vásárlással oldod fel — nincs előfizetés és nincs percdíj. Ez azonban nem jelenti azt, hogy nincs korlát: az ingyenes szinten összesen 5 hangátirat és 5 videóátirat készíthető, ami életre szóló keret, nem havi — a gyakorlatban tehát öt ülésre elég, és ezt jobb előre tudni, mint a hatodik közgyűlés után. Emellett napi 5 percet diktálhatsz. A felvétel készítése soha nincs mérve, és egy már átírt felvétel újbóli átírása sem fogyaszt a keretből. A magyar App Store az árat forintban mutatja; a vásárlás és az esetleges visszatérítés az Apple szabályai szerint történik.

Gyakori kérdések

Kapcsolódó témák