Úvod › Zápis z porady

Zápis z porady a online schůzky · lokálně na Macu

Zápis z porady rovnou z nahrávky

Zapisovatel na poradě dělá dvě věci najednou a ani jednu pořádně: poslouchá a píše. Lesskeys tenhle kompromis ruší — nahraje poradu nebo online schůzku, udělá z ní přepis rozdělený podle mluvčích a uloží ho do archivu, ve kterém se dá hledat. Zpracování probíhá ve vašem Macu, zvuk se nikam neodesílá.

Jak to probíhá

Před začátkem porady spustíte v Lesskeys nahrávání a řeknete nahlas, že nahráváte. Aplikace zaznamenává mikrofon, systémový zvuk Macu, nebo obojí najednou. Po skončení nahrávání zastavíte a aplikace udělá přepis: text rozdělený na úseky, u každého úseku mluvčí a časová značka. Přepis se uloží do lokální knihovny vedle samotné nahrávky a od té chvíle v něm hledáte podle slov, data i mluvčího.

Zápis z jednání pak píšete vy — z přepisu, ne z paměti. To je ten rozdíl: místo abyste po poradě dolovali z hlavy, kdo co slíbil, projedete text, vytáhnete závěry, úkoly a termíny a máte hotovo. Aplikace za vás souhrn nenapíše a nic si nedomýšlí; dá vám přesný podklad.

Funguje s Teams, Zoomem, Meetem i telefonátem

Klíčový technický detail: nahráváme systémový zvuk Macu, ne obsah konkrétního programu. Aplikace proto není vázaná na jednu konferenční platformu — funguje stejně s Microsoft Teams, Zoomem, Google Meetem, Slackem, Webexem i s běžným telefonátem vedeným přes Mac. Když si k tomu pustíte nahrávání mikrofonu, dostanete obě strany hovoru v jedné nahrávce.

Z toho plynou dvě věci, kterých si lidé cení nejvíc. Do schůzky se nepřipojuje žádný bot — ostatní účastníci v seznamu nikoho navíc neuvidí, protože tam nikdo navíc není. A aplikace nechce přístup do vašeho kalendáře ani do firemního účtu; nemá se kam přihlašovat. Nahrává se lokálně na počítači, u kterého sedíte.

Kdo co řekl

U porady se čtyřmi lidmi je otázka „kdo tohle vlastně navrhl“ důležitější než samotný přepis. Aplikace nahrávku rozdělí podle hlasů a mluvčím můžete přiřadit jména; ta se pak poznají i v dalších nahrávkách, takže na pravidelné poradě se stejným týmem se jmenování dělá jednou. K tomu se lokálně ukládá hlasový profil — nahrávané osoby o tom informujte a získejte jejich souhlas.

Přiřazení není neomylné. Když se lidé překřikují, když je mikrofon daleko, když je uprostřed stolu konferenční telefon nebo když mají dva lidé hodně podobný hlas, úseky se pomíchají a je potřeba je ručně opravit. Pomůže, když počet mluvčích zadáte dopředu. Podrobněji na stránce přepis s rozdělením na mluvčí.

Od přepisu k zápisu

• Časové značky. U sporné formulace se vrátíte na přesné místo v nahrávce a poslechnete si ji.
• Hledání ve slovech. Napíšete „termín“ nebo „rozpočet“ a vyskočí všechny výskyty napříč nahrávkami.
• Export. Přepis jde ven jako text, pro titulky k záznamu jako SRT nebo VTT.
• Archiv. Nahrávky a přepisy zůstávají v lokální knihovně, takže se za tři měsíce dá dohledat, na čem se tehdy domluvilo.
• Existující záznamy. Přepsat lze i nahrávku pořízenou jinde — záznam z Teams, soubor z diktafonu, video ze zasedání.

Nahrávání porad: co v Česku platí

Tohle je část, kterou nemá smysl přeskakovat. Nahrávání hovoru nebo jednání, kterého se sami účastníte, není v České republice trestný čin — § 182 trestního zákoníku míří na odposlech a záznam cizí komunikace, které nejste účastníkem. Omezení je občanskoprávní a vyplývá z ochrany osobnosti: zvukový záznam projevu osobní povahy smíte pořídit a použít jen se svolením dotčené osoby podle § 84 a následujících občanského zákoníku, s výjimkou zákonných licencí uvedených v § 88 a § 89 — tedy pro účely úřední, vědecké, umělecké a zpravodajské.

Na použitelnost přepisu jako důkazu nedáváme žádnou záruku a k právní váze nahrávek se nevyjadřujeme — to je otázka na advokáta, ne na výrobce softwaru. Spoléhat na to, že vás nahrávka „pojistí“, se nevyplácí; klidnou hlavu dá jedině souhlas domluvený dopředu.

V zaměstnání je navíc samostatné pravidlo. Podle § 316 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze své činnosti sledovat zaměstnance ani odposlouchávat a zaznamenávat jejich telefonické hovory; má-li takový důvod, musí zaměstnance přímo informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Rutinní nahrávání porad „pro jistotu“ tomuhle testu neprojde.

Praktické minimum, které funguje ve firemní realitě: na začátku schůzky nahlas oznamte, že nahráváte a proč; souhlas poznamenejte do zápisu; když někdo nesouhlasí, nenahrávejte a piště klasicky. U jednání s klienty a u pohovorů se to hodí zmínit už v pozvánce. Toto je informace, nikoli právní poradenství — a stránku čtou i lidé na Slovensku a jinde, kde platí jiná pravidla; ty si ověřte podle svého práva.

Kde se to hodí

• Pravidelné týmové porady. Úkoly a termíny doslova tak, jak padly.
• Jednání s klientem. Zadání a jeho změny v čase, dohledatelné zpětně.
• Zasedání a valné hromady. Zastupitelstva, výbory SVJ, školské rady, spolky — všude, kde se dělá formální zápis a protokol musí sedět.
• Pohovory a hodnoticí rozhovory. S výslovným souhlasem a s ohledem na § 316 zákoníku práce.
• Konzultace a školení. Přepis jako podklad pro následný materiál pro účastníky.

Meze, se kterými počítejte

Surový přepis je podklad k redakci, ne hotový zápis. Vlastní jména, názvy firem a odborné zkratky se nezapíší vždy správně, čísla a data se zapisují nekonzistentně a interpunkce je interpretace modelu. Když mluví víc lidí přes sebe, přiřazení k mluvčím se rozjede a je potřeba ho opravit. Kvalitu nahrávky navíc zásadně určuje mikrofon: notebook uprostřed velké zasedačky dopadne hůř než mikrofon u mluvčích nebo zvuk stažený přímo z online schůzky.

A co aplikace nedělá vůbec: nepíše souhrny, neposílá zápis účastníkům, nepřipojuje se do schůzky jako bot a nesahá vám do kalendáře. Dělá přepis a archiv.

Požadavky, cena a verze zdarma

Nahrávání samotné omezené není nikdy, takže celou poradu si nahrajete i ve verzi zdarma. Limit se týká přepisů: pět audio a pět video nahrávek dohromady, ne denně. Když už jednu nahrávku necháte přepsat, opakované rozpoznání téhož souboru limit nespotřebuje — můžete tedy zkusit jiné nastavení jazyka nebo větší model, aniž byste přišli o další pokus. Pět minut diktování denně je samostatný limit — diktovaný text mimochodem vždycky končí ve schránce a vložíte ho sami zkratkou ⌘V, aplikace do jiných programů nepíše. Plnou verzi odemknete jednorázovým nákupem v aplikaci za 49,99 $; není to předplatné a v českém App Store se cena zobrazí v korunách.

Časté dotazy

Mohlo by se hodit