Startseite › Besprechungsprotokoll

Protokoll · lokal · ohne Meeting-Bot

Besprechungsprotokoll aus der Aufnahme erstellen

Mitschreiben und zuhören gleichzeitig funktioniert nicht. Lesskeys nimmt die Besprechung auf Ihrem Mac auf — Mikrofon und Systemton — und liefert anschließend ein durchsuchbares Transkript mit Sprechertrennung und Zeitmarken, aus dem Sie das eigentliche Protokoll schreiben. Die Verarbeitung läuft lokal; die Aufnahme verlässt Ihren Mac nicht.

Zuerst: die Einwilligung

Dieser Abschnitt steht bewusst am Anfang. In Deutschland ist das heimliche Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar — mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Das gilt ausdrücklich auch dann, wenn Sie selbst an der Besprechung teilnehmen. Eine Softwarefunktion ändert daran nichts, und die lokale Verarbeitung ebenfalls nicht: Strafbar ist die Aufnahme, nicht erst ihre Weitergabe.

Der praktikable Weg ist unspektakulär:

1. Vor dem Start ankündigen, dass Sie zu Protokollzwecken aufzeichnen möchten, und ausdrücklich um Zustimmung bitten.
2. Die Zustimmung festhalten — hörbar zu Beginn der Aufnahme oder als Notiz im Protokollkopf, mit Datum und Teilnehmerkreis.
3. Bei Widerspruch nicht aufzeichnen. Ein einzelner Widerspruch genügt; Mitschreiben bleibt möglich.
4. Vorab klären, wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird und wann sie gelöscht wird.

Im betrieblichen Kontext kommt ein zweiter Punkt hinzu: Eine Aufzeichnungsfunktion ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet ist, und unterliegt damit der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Klären Sie den Einsatz vorher mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem. Dies ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung.

So entsteht das Protokoll

1. Aufnahme starten. Lesskeys nimmt Mikrofon und Systemton auf. Weil der Systemton des Macs die Quelle ist, spielt es keine Rolle, welche Konferenzsoftware läuft — Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex, Slack oder ein Telefonat über den Rechner. Auch eine Besprechung im Raum, bei der alle am selben Tisch sitzen, lässt sich über das Mikrofon aufnehmen.
2. Besprechung führen. Sie sitzen im Gespräch statt in der Mitschrift.
3. Transkribieren lassen. Nach dem Stoppen erzeugt die App das Transkript auf Ihrem Mac.
4. Sprecher benennen. Die Aufnahme wird automatisch nach Stimmen getrennt; Sie vergeben einmal Namen, die in späteren Aufnahmen wiedererkannt werden.
5. Protokoll schreiben. Aus dem Transkript ziehen Sie Beschlüsse, Aufgaben und Fristen — mit Zeitmarken, über die Sie jede strittige Stelle im Original nachhören.

Ohne Meeting-Bot und ohne Kalenderzugriff

Viele Protokolldienste treten als zusätzliche Teilnehmer in die Konferenz ein. Das ist zweimal unangenehm: Es fällt allen auf, und es bedeutet, dass ein Anbieter Zugang zum Gespräch bekommt — meist verbunden mit Zugriff auf Ihren Kalender, um zu wissen, wann er erscheinen soll.

Lesskeys nimmt stattdessen den Ton auf dem Gerät auf, an dem Sie ohnehin sitzen. In der Teilnehmerliste steht niemand Zusätzliches, es wird kein Kalender ausgelesen, und es ist kein Konto nötig. Die Ankündigung gegenüber den Anwesenden ersetzt das selbstverständlich nicht — siehe oben.

Warum die lokale Verarbeitung hier zählt

Interne Besprechungen sind selten harmlos: Budgets, Personalfragen, Verträge, unfertige Strategien. Bei einem Cloud-Dienst existiert von jedem dieser Gespräche eine Kopie auf fremder Infrastruktur. Bei Lesskeys entsteht diese Kopie nicht, weil die Erkennung auf Ihrem Mac rechnet und die Datei das Gerät nicht verlässt; damit erhält auch kein Dienstleister die Aufnahme.

Das ist eine Aussage über die Architektur, keine Konformitätsaussage. Ob Sie eine Besprechung aufzeichnen und auswerten dürfen, welche Rechtsgrundlage trägt und wie lange Sie speichern, beurteilen Ihr Datenschutzbeauftragter und — im betrieblichen Kontext — der Betriebsrat. Mehr zur Architektur: Transkription ohne Cloud.

Was im Transkript steht

Ehrlich zur Qualität

Ein automatisches Transkript ist eine Rohfassung, kein fertiges Protokoll. Bei mehreren Personen an einem Freisprechmikrofon, bei durcheinandergeredeten Passagen und bei starkem Dialekt sinkt die Trefferquote — das gilt für jedes System, lokal wie in der Cloud. Firmen- und Produktnamen schreiben sich nicht von selbst richtig, und die Zuordnung sehr ähnlicher Stimmen kann danebengehen. Rechnen Sie mit einem Korrekturdurchgang, und prüfen Sie Beschlüsse und Zahlen an der Zeitmarke im Original.

Für die Aufnahmequalität hilft banale Physik: ein externes Mikrofon in der Tischmitte statt der eingebauten Kamera-Mikrofone, Fenster zu, Lüfter aus. Wer remote teilnimmt, ist ohnehin über den Systemton sauber erfasst.

Vom Transkript zum lesbaren Protokoll

Ein Transkript ist vollständig, aber unhandlich — niemand liest sechzig Minuten Wortlaut. Nützlich wird es erst durch die Verdichtung, und dafür hat sich eine schlichte Reihenfolge bewährt:

• Kopf. Datum, Uhrzeit, Ort oder Konferenzsystem, Anwesende, Abwesende, Protokollführung — und der Vermerk, dass die Aufzeichnung angekündigt wurde und wer zugestimmt hat.
• Beschlüsse. Jeweils eine Zeile im Wortlaut des Beschlusses, mit der Zeitmarke der Fundstelle in der Aufnahme.
• Aufgaben. Was, wer, bis wann. Zusagen finden Sie im Transkript gut über Formulierungen wie „ich übernehme“, „bis Freitag“ oder „das kläre ich“.
• Offene Punkte. Alles Vertagte, mit der Angabe, wer es wieder aufruft.
• Anhang. Das vollständige Transkript nur, wenn es wirklich gebraucht wird — und dann mit demselben Aufbewahrungs- und Löschkonzept wie die Aufnahme selbst.

Die Volltextsuche über die lokale Bibliothek macht auch ältere Sitzungen nutzbar: Wer wissen will, was vor drei Monaten zu einem Thema vereinbart wurde, sucht den Begriff, statt sich durch Ordner zu klicken.

Aufbewahren und löschen

Weil die Aufnahmen auf Ihrem Rechner bleiben, sind Sie für ihren Umgang zuständig. Legen Sie fest, wie lange eine Rohaufnahme überhaupt gebraucht wird — häufig nur, bis das Protokoll freigegeben ist — und löschen Sie sie danach. Denken Sie an das Backup: Eine Sicherung enthält dieselben Inhalte und muss denselben Anforderungen genügen wie das Original. FileVault, Bildschirmsperre und ein Rechner, auf den nicht beliebige Personen Zugriff haben, gehören ebenso dazu. Diese Punkte klären Sie sinnvollerweise gleich mit, wenn Sie den Einsatz ohnehin mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem abstimmen.

Voraussetzungen

Lesskeys benötigt ab macOS 13 (Ventura) und einen Mac mit Apple Silicon (M1 oder neuer); Intel-Macs werden nicht unterstützt. Für die Aufnahme des Systemtons erteilen Sie einmalig die Berechtigung zur Bildschirmaufnahme in den Systemeinstellungen — so verlangt es macOS für Systemton. Der Download ist kostenlos; die Vollversion kostet einmalig 49,99 $ als In-App-Kauf, ohne Abonnement und ohne Benutzerkonto bei Lesskeys — abgewickelt wird der Kauf über Ihre Apple-ID im Mac App Store. In der kostenlosen Version sind 5 Minuten Diktat pro Tag sowie 5 Audio- und 5 Videotranskriptionen enthalten; Aufnehmen und erneutes Transkribieren sind unbegrenzt.

Häufige Fragen

Passend dazu