Ana sayfa › Toplantı tutanağı

Toplantı tutanağı · Teams, Zoom, Meet · cihaz üzerinde

Ses kaydından toplantı tutanağı oluşturma

Toplantıyı Mac'iniz üzerinden kaydedin; kimin ne söylediği ayrılmış, zaman damgalı ve aranabilir bir metin alın, toplantı tutanağı oluşturma işini bu metnin üzerinden yürütün. Kayıt ve tanıma cihazınızda çalışır, ses hiçbir yere yüklenmez ve toplantıya ek katılımcı olarak bot girmez. Önce en önemlisi: kaydı almak rıza ister.

Önce rıza: Türkiye'de kayıt almanın kuralı

Bu bölüm bilerek en başta. Türk Ceza Kanunu'nun 133. maddesi, kişiler arasındaki aleni olmayan konuşmaların rıza dışı kayda alınmasını suç sayar; maddenin ikinci fıkrası ise konuşmanın taraflarından biri tarafından alınan kaydı ayrıca düzenler. Yani toplantıda bulunuyor olmanız, kaydı tek başına hukuka uygun hâle getirmez. Yabancı kaynaklı yazılım tanıtımlarında sık görülen "toplantıya katılan biri kaydedebilir" yaklaşımı Türkiye için doğru değildir. Yargıtay içtihadında dar bir istisna vardır — kişinin bir daha elde edemeyeceği, ani gelişen bir hak ihlalini ispat için alınan tek seferlik kayıt — ancak bu istisna rutin toplantı kaydına dayanak yapılamaz. Ayrıca özel hayatın gizliliğinin ihlali (m.134) gündeme gelebilir ve ses, KVKK anlamında kişisel veri niteliği taşıyabildiği için ayrı bir değerlendirme konusudur.

Pratik ve sıkıcı yol, işleyen yoldur:

1. Kaydı başlatmadan önce toplantıda açıkça söyleyin ve onay isteyin: tutanak amacıyla kaydetmek istediğinizi belirtin.
2. Onayı kaydın ilk saniyelerinde bırakın — "kayıt alıyorum, itirazı olan var mı?" sorusu ve gelen cevaplar kaydın içinde kalsın.
3. Aynı bilgiyi tutanağın başına yazın: tarih, katılımcılar, kaydın alındığı ve onayın verildiği.
4. İtiraz eden olursa kaydetmeyin. Tek bir itiraz yeterlidir; el ile not tutma yolu her zaman açıktır.
5. Kaydın ne kadar süre saklanacağını ve ne zaman silineceğini baştan söyleyin.

İşyerinde çalışan konuşmalarının kaydı söz konusuysa bir adım daha var. Doğru yaklaşım "çalışandan rıza almak" değil, aydınlatma metni hazırlamak ve İK ile hukuk biriminin onayını almaktır: açık rızanın işveren-çalışan ilişkisinde özgür iradeyle verilmiş sayılıp sayılmayacağı tartışmalıdır, çünkü çalışan reddetmenin sonuçlarından çekinir. Bu bir bilgilendirmedir, hukuki tavsiye değildir.

Toplantı tutanağı oluşturma: adım adım

1. Kaydı başlatın. Lesskeys mikrofonu ve Mac'in sistem sesini birlikte kaydeder; karşı tarafın sesi de kayda girer.
2. Toplantıyı yönetin. Not almak yerine konuşmaya katılırsınız.
3. Deşifreyi çalıştırın. Kaydı durdurduğunuzda metin Mac'in içinde üretilir; hiçbir dosya yüklenmez.
4. Konuşmacılara isim verin. Kayıt otomatik olarak seslere ayrılır; bir kez isim verdiğinizde bu isimler sonraki toplantılarda da tanınır.
5. Tutanağı yazın. Metinden kararları, aksiyonları, sorumluları ve tarihleri çıkarın; zaman damgaları sayesinde tartışmalı her cümleyi orijinalinden dinleyebilirsiniz.

Tanıma 99 dili kapsar ve konuşulan dili kendisi algılar; toplantı boyunca uzun İngilizce pasajlara geçiliyorsa dil tercihini Türkçe ve İngilizce ile sınırlamak sonucu toparlar. Metin TXT olarak dışa aktarılır; altyazı gerekiyorsa SRT ve VTT de üretilebilir. Tüm kayıtlar ve metinler yerel kitaplıkta durur ve sözcüğe, tarihe veya konuşmacıya göre aranabilir — geçen çeyrekte fiyat artışının hangi toplantıda konuşulduğunu bulmak, arşivi tek tek açmaya göre bambaşka bir iştir.

Hangi toplantılarda çalışıyor

Ayırt edici teknik nokta şu: Lesskeys belirli bir toplantı uygulamasına bağlanmaz, Mac'in sistem sesini kaydeder. Dolayısıyla toplantının hangi platformda yapıldığı fark etmez.

Toplantıya bot girmiyor, takvim istenmiyor

Bu kategoride yaygın bir yaklaşım, tutanak çıkaran hizmetin toplantıya ek bir katılımcı olarak katılmasıdır. İki pratik sonucu vardır: katılımcı listesinde herkesin gördüğü fazladan bir isim belirir, ve hizmetin ne zaman katılacağını bilmesi için genellikle takviminize erişim vermeniz gerekir.

Lesskeys bunun yerine, zaten önünde oturduğunuz cihazın sesini kaydeder. Katılımcı listesinde fazladan kimse olmaz, takvim okunmaz, hesap açılmaz. Rıza yükümlülüğü elbette ortadan kalkmaz — sadece kaydı alan taraf açıkça siz olursunuz, ki tam da bu yüzden yukarıdaki bildirimi yapmak size düşer.

Kim ne dedi

Tutanağın işe yaraması için "toplantıda şu konuşuldu" yetmez; kimin neyi taahhüt ettiği gerekir. Kayıt otomatik olarak seslere ayrılır, her bölüm bir konuşmacıya bağlanır ve siz konuşmacılara isim verirsiniz. Verdiğiniz isimler sonraki kayıtlarda da tanınır — bunun için cihazda kalıcı bir ses profili saklanır.

Bu profil, üzerinde ayrıca düşünülmesi gereken bir konudur: kalıcı ses profili tutulacağını kaydettiğiniz kişilere söyleyin ve onaylarını alın. Profiller Mac'inizde kalır, bir sunucuya gönderilmez ve istediğinizde tek tek silinir; hukuki değerlendirme yine kurumunuzun hukuk veya uyum biriminin işidir. Ayrıntı: konuşmacı ayırma.

Hangi toplantılarda en çok işe yarıyor

• Yönetim kurulu ve şirket içi karar toplantıları. Kararın nasıl formüle edildiği, sonradan çıkan yorum farklarını kapatır.
• Satın alma ve tedarikçi görüşmeleri. Fiyat, termin ve kapsam konuşmalarının kayda geçmesi e-posta trafiğini kısaltır.
• İnsan kaynakları görüşmeleri. Mülakat ve geri bildirim toplantıları; burada aydınlatma ve onay tarafı özellikle ihmal edilmemelidir.
• Müşteri ve müvekkil görüşmeleri. Talebin kendi cümleleriyle kayda geçmesi, brief'i yeniden yazma ihtiyacını azaltır.
• Proje ve saha toplantıları. Uzun teknik tartışmalarda aksiyon listesini metinden çıkarmak, hafızadan çıkarmaktan güvenlidir.
• Dernek, site yönetimi ve kurul toplantıları. Tutanağın imzaya gideceği her yerde ham metin başlangıç noktasıdır.

Ham metinden tutanağa

Deşifre metni tutanağın kendisi değil, hammaddesidir. İyi bir tutanak genelde şunları içerir: toplantının tarihi, yeri ve katılımcıları; gündem maddeleri; her madde için alınan karar; aksiyonlar, sorumlular ve termin tarihleri; varsa muhalefet şerhleri. Metin bunların hepsini içinde barındırır ama sizin çıkarmanız gerekir.

Pratik bir yöntem: toplantı sırasında karar alındığı anda yüksek sesle "karar: ..." demek, aksiyon verildiğinde "aksiyon: ..." diye tekrarlamak. Metinde bu iki ifadeyi aramak, tutanağı yazma süresini gözle görülür biçimde kısaltır. Bir diğeri: konuşmacı adları atandıktan sonra metni konuşmacıya göre filtreleyip herkesin kendi taahhütlerini okumasını istemek.

Beklenti yönetimi

Otomatik çıkan metin bir taslaktır ve imzaya gitmeden önce okunmalıdır. Türkçede özel adlar, şirket unvanları, mevzuat atıfları ve sektör jargonu düzenli olarak yanlış yazılır; noktalama bir yorumdur; iki kişi aynı anda konuştuğunda konuşmacı ataması bozulur; hoparlörden gelen telefon sesi ve gürültülü hat doğruluğu düşürür. Türkçenin sondan eklemeli yapısı da düzeltme turunu gerekli kılan sebeplerden biridir — ayrıntısı Türkçe ses tanıma sayfasında.

Uygulama ayrıca sizin adınıza özet e-postası göndermez, görev listesi oluşturmaz ve toplantıya katılmaz. Çıkan metin bakımından hukuki kayıt garantisi yoktur; imzaya giden bir belgede önemli ifadeleri her zaman orijinal kayıtla karşılaştırın.

Gereksinimler, fiyat ve ücretsiz sürüm

macOS 13 (Ventura) ve Apple Silicon (M1 ve üzeri) gerekir; Apple Silicon zorunludur, Intel işlemcili Mac'lerde uygulama çalışmaz. İndirmesi ücretsiz; Pro kilidi tek seferlik 49,99 $ tutarında bir uygulama içi satın almadır ve abonelik yoktur. 49,99 $ mağazanın dolar fiyatıdır; Türkiye App Store'unda Türk lirası karşılığı görünür. Uygulamanın sesle yazma tarafında tanınan metin panoya kopyalanır ve yapıştırmayı ⌘V ile siz yaparsınız; uygulama başka programlara kendi kendine yazı yazmaz.

Satın almadan ve hesap açmadan deneyebilirsiniz. Ücretsiz sürümde toplam 5 ses ve 5 video deşifresi ile günde 5 dakika sesle yazma hakkınız vardır — deşifre sayıları günlük değil, ömür boyudur, yani ücretsiz sürüm birkaç toplantıyı denemenize yeter, düzenli tutanak akışına yetmez. Buna karşılık kayıt almanın kendisi hiçbir zaman ölçülmez ve bir kez deşifre edilmiş kaydı yeniden çevirmek kotanızdan düşmez; örneğin dil tercihini daraltıp aynı toplantıyı tekrar denemek serbesttir. Abonelik yok demek sınır yok demek değildir: düzenli kullanacaksanız Pro kilidini uygulama içinden tek seferlik ödemeyle açarsınız. Satın alma Mac App Store üzerinden yürür, iade de Apple'ın kurallarına tabidir.

Sık sorulan sorular

İlgili sayfalar