Start › Mötesprotokoll

Mötesprotokoll och mötesanteckningar · allt körs lokalt

Mötesprotokoll från inspelningen – på din Mac

Vill du ha mötesprotokoll automatiskt får du börja i rätt ände: spela in mötet, få tillbaka en text där talarna är utskrivna och varje replik har en tidsmarkering, och skriv protokollet från ett underlag i stället för från minnet. Allt sker i din egen dator: ingen bot i mötet, ingen åtkomst till din kalender och ingen uppladdning.

Vad du får ut av mötet

Lesskeys spelar in mötet på din Mac och skriver ut vad som sades. Resultatet är inte ett färdigt protokoll utan ett underlag: en text där varje avsnitt har en tidsmarkering och en talare, och som går att söka i. Därifrån skriver du protokollet på den tid det tar att redigera i stället för att minnas.

• Talarna utskrivna. Inspelningen delas automatiskt upp efter röst, du namnger talarna, och namngivna röster känns igen i nästa möte via en röstprofil som sparas lokalt.
• Tidsmarkeringar. Varje replik bär sin position, så en oklar formulering går att lyssna på i original i stället för att gissas.
• Sökbart arkiv. Alla möten hamnar i ett lokalt bibliotek, och sökningen går ner i själva transkripttexten. "Vad sa vi om budgeten i mars" blir en sökning, inte en jakt genom mappar.
• Export. Texten går ut som vanlig text, och som SRT eller VTT om den ska följa en inspelad genomgång.

Så går det till

Du startar inspelningen i menyraden innan mötet börjar och stoppar den när ni är klara. Appen tar mikrofonen och systemljudet – alltså både det du säger i rummet och det som kommer ur högtalarna. När inspelningen är stoppad körs igenkänningen i din egen dator; ingenting laddas upp och ingenting väntar på en kö hos en tjänst. Ett långt möte tar en stund att skriva ut, och tiden beror på hur lång inspelningen är och vilken Mac du har.

Språket behöver du inte ställa in. Taligenkänningen omfattar 99 språk och avgör själv vilket som talas, per inspelning: svenska möten med enstaka engelska fackord är inget problem, medan ett möte som byter språk i längre partier blir blandat i resultatet. Arbetar ni mest på svenska och engelska kan urvalet begränsas till dem, så att korta inpass inte hamnar på ett avlägset språk.

Du kan också dra in en inspelning du redan har – en ljudfil eller en videofil från mötesverktyget – och få samma behandling. Läs mer om den vägen på sidan om ljud till text.

Teams, Zoom, Google Meet – och telefonsamtalet

Eftersom appen spelar in systemljudet i din Mac spelar det ingen roll vilket mötesverktyg ni använder. Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack-samtal och ett telefonsamtal via datorn hanteras likadant, av den enkla anledningen att appen inte har någon koppling till mötesverktyget alls.

Det är också hela poängen ur IT-avdelningens synvinkel. Ingen bot ansluter till mötet som en extra deltagare som alla ser i deltagarlistan. Ingen tjänst begär åtkomst till din kalender eller din e-post. Ingen integration behöver godkännas i Microsoft 365 eller Google Workspace, och inget mötesljud passerar en tredje part. Det som sker är att en app på din dator spelar in det din dator spelar upp.

Samtycke, Arbetsdomstolen och 11 § MBL

Det här avsnittet är det viktigaste på sidan, och det ser annorlunda ut i Sverige än i den engelska eller tyska texten om samma ämne.

Juridiken först. I Sverige är det inte brottsligt att spela in ett samtal du själv deltar i. Bestämmelsen om olovlig avlyssning, 4 kap. 9 a § brottsbalken, träffar den som olovligen och i hemlighet avlyssnar eller spelar in ett samtal som hen inte deltar i. Som mötesdeltagare begår du alltså inte det brottet genom att spela in mötet.

Men lagligt är inte detsamma som lämpligt. Det är i den skillnaden problemen uppstår. Att i smyg spela in kollegor, chefer eller medarbetare har prövats i Arbetsdomstolen och har i flera fall bedömts som ett allvarligt brott mot förtroendet mellan arbetsgivare och arbetstagare – med konsekvenser för anställningen. Även när en inspelning är laglig kan den alltså vara det som förstör samarbetet, och den som spelar in i hemlighet får räkna med att få förklara varför.

Blir inspelning en rutin hos arbetsgivaren är det en förhandlingsfråga. Om en arbetsgivare bestämmer att möten ska spelas in och transkriberas som en del av arbetssättet är det en viktigare förändring av verksamheten, och då gäller den primära förhandlingsskyldigheten enligt 11 § MBL. Facket ska in tidigt, innan beslutet är fattat – inte när rutinen redan rullar. Räkna också med frågor om vad materialet får användas till, vem som har åtkomst och hur länge det sparas; de frågorna hör hemma hos ert dataskyddsombud.

Det som fungerar i praktiken:

• säg att du tänker spela in innan du startar, inte efteråt;
• notera samtycket i protokollet eller låt det höras i början av inspelningen;
• berätta vad materialet ska användas till och när det raderas;
• spela inte in om någon säger nej – och lös det då med anteckningar i stället;
• om talarna namnges och röstprofiler sparas: berätta det också, och radera profilen när den inte behövs.

Det här är upplysning, inte juridisk rådgivning. Har ni ett kollektivavtal, en personuppgiftspolicy eller en IT-instruktion som säger något annat gäller den.

Om du arbetar i offentlig sektor

En inspelning eller ett transkript som förvaras hos en myndighet, en kommun eller en region kan utgöra en allmän handling och begäras ut av vem som helst, varvid begäran prövas mot offentlighets- och sekretesslagen. Att materialet ligger lokalt på en tjänstedator ändrar inte den bedömningen. Bestäm därför i förväg om inspelningen ska sparas eller gallras när protokollet är justerat, tillsammans med den som ansvarar för registrering och gallring hos er. Mer om det på sidan om transkribering utan moln.

Mötesprotokoll automatiskt? Så långt räcker tekniken

Det ska sägas rakt ut, för det är den vanligaste besvikelsen. Att få ett mötesprotokoll automatiskt går inte – det som går att automatisera är underlaget. Appen skriver ut vad som sades, men avgör inte vad som var ett beslut, vem som fick en uppgift eller vad som bara var ett resonemang på vägen. Den sammanfattar inte mötet, skickar inte ut något i ditt namn och skapar inga åtgärdspunkter. Det arbetet är fortfarande ditt, och det är också det som gör ett protokoll till ett protokoll.

Appen skriver heller aldrig in text i andra program på egen hand. Vill du diktera en anteckning eller en åtgärdspunkt medan mötet pågår kopieras den igenkända texten till Urklipp, och du klistrar in den själv med ⌘V där markören står.

Räkna dessutom med att råtexten behöver läsas igenom. Egennamn, ortnamn, produktnamn, förkortningar och siffror blir inte alltid rätt, skiljetecknen är en tolkning av pauserna, och när flera personer talar i mun på varandra blir tilldelningen till rätt talare osäker – därför går det att rätta talare i efterhand. Vi lämnar heller ingen garanti för att ett transkript håller som bevis mot någon annan.

Fyra saker som höjer kvaliteten

• En mikrofon nära den som talar. Rumsmikrofonen i mitten av ett stort bord är den vanligaste orsaken till ett dåligt transkript, både för orden och för talarsepareringen.
• En som talar i taget. Överlappande tal är det som algoritmen har svårast för, precis som örat.
• Namnge talarna en gång. Nästa möte känns rösterna igen, och du slipper göra om jobbet.
• Skriv protokollet samma dag. Tidsmarkeringarna gör att du kan lyssna på tveksamma ställen, men minnet av sammanhanget hjälper mest medan det är färskt.

Systemkrav, pris och gratisversion

Gratisversionen räcker för att pröva appen på ett par riktiga möten innan du bestämmer dig: de fem ljud- och fem videotranskriberingarna gäller totalt, inte per dag, medan själva inspelningen aldrig räknas av. Har du redan transkriberat ett möte kan du köra det igen utan att kvoten minskar. 49,99 USD är butikspriset i amerikanska dollar; i svenska App Store visas beloppet i kronor, och köpet hanteras av Mac App Store.

Vanliga frågor

Läs vidare