דף הבית › פרוטוקול ישיבה
פרוטוקול ישיבה מהקלטה · בלי בוט בפגישה
פרוטוקול ישיבה אוטומטי מתוך ההקלטה, על המחשב שלכם
מי שאחראי על כתיבת פרוטוקול יודע שהעבודה האמיתית מתחילה אחרי הישיבה. Lesskeys מקליטה את הישיבה על ה-Mac ומחזירה תמלול מלא, מחולק לדוברים ועם חותמות זמן, כבסיס לפרוטוקול. לא נכנס בוט לפגישה ולא מועלה שמע לשום שרת — וההקלטה עצמה מחייבת יידוע של המשתתפים.
מה מקבלים בסוף הישיבה
בתום ההקלטה מתקבל תמלול מלא של הדיון: כל אמירה עם חותמת זמן ועם שיוך לדובר, בספרייה מקומית שאפשר לחפש בתוכה. המשמעות המעשית היא שאחרי ישיבה של שעה אין צורך להאזין שוב לכל ההקלטה כדי למצוא מי התחייב למה — מחפשים מילה, מסננים לפי דובר, וקופצים ישר לרגע שבו זה נאמר.
זה נכון לכל סוג של דיון שנקרא בעברית פרוטוקול: ישיבת הנהלה, ישיבת דירקטוריון, ועדה, ישיבת צוות שבועית, דיון מקצועי עם ספק, מועצה, ואפילו אספת ועד בית. אחרי סבב הגהה קצר יש בסיס מסודר לניסוח הפרוטוקול הרשמי.
איך זה עובד בלי בוט בפגישה
הרבה כלי תמלול פגישות מצטרפים לשיחה כמשתתף נוסף ומבקשים גישה ליומן. כאן הגישה שונה: האפליקציה מקליטה את שמע המערכת של המחשב יחד עם המיקרופון שלכם, ולכן היא לא תלויה כלל בפלטפורמה שבה מתקיימת הפגישה. זה עובד ב-Zoom, ב-Microsoft Teams, ב-Google Meet, ב-Slack, בשיחת טלפון שעוברת דרך ה-Mac, וגם בישיבה פיזית בחדר שבה פשוט מניחים את המחשב על השולחן.
מכיוון שלא מוזמן משתתף חיצוני, אף אחד בפגישה לא רואה "בוט תמלול" ברשימת המשתתפים — מה שגם אומר שהאחריות ליידע את הנוכחים שאתם מקליטים היא כולה שלכם. אין גישה ליומן, אין חשבון, וההקלטה קורית על המחשב שאתם יושבים מולו.
זיהוי דוברים הוא מה שהופך תמלול לפרוטוקול
תמלול רציף בלי חלוקה לדוברים הוא קיר טקסט שקשה להפוך לפרוטוקול. האפליקציה מחלקת את ההקלטה אוטומטית לפי קולות, ואפשר לתת לכל דובר שם — "יו״ר", "סמנכ״לית כספים", או פשוט שם פרטי. אחרי מתן השמות אפשר לסנן את הדיון לפי דובר, לראות רק מה אמר מנהל מסוים, ולחפש ביטוי בתוך דבריו.
שמות שנתתם נזכרים גם בישיבות הבאות באמצעות פרופיל קול שנשמר על המחשב בלבד. זהו נתון ביומטרי, ולכן ראוי לומר למשתתפים שנשמר פרופיל כזה ולקבל את הסכמתם; הפרופילים ניתנים למחיקה פרטנית (הרחבה בעמוד זיהוי הדוברים).
הקלטת ישיבות בישראל: מה מותר ומה לא
בישראל התמונה המשפטית שונה ממה שכתוב ברוב האתרים באנגלית, ולכן שווה לדייק. לפי חוק האזנת סתר, התשל"ט-1979, הקלטה של שיחה שאתם צד לה אינה "האזנת סתר", ולכן ככלל אינה אסורה — זה שונה מהותית ממדינות שבהן נדרשת הסכמה של כל המשתתפים. לעומת זאת, הקלטה של שיחה בין אחרים, שאתם לא משתתפים בה, בלי הסכמת אף אחד מהצדדים, היא עבירה פלילית.
מכאן לא נובע שמותר להקליט הכול ולעשות בהקלטה כל שימוש. גם כשההקלטה עצמה מותרת, השימוש בה, ההפצה שלה או שמירתה לאורך זמן עלולים לפגוע בפרטיות לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, וארגון שמנהל ארכיון הקלטות של לקוחות או עובדים נושא בחובות נוספות. הקלטה יזומה של עובדים על ידי מעסיק היא סוגיה נפרדת לגמרי, שנבחנת בבית הדין לעבודה ומחייבת בדיקה משפטית ויידוע מראש.
ההמלצה המעשית פשוטה: תגידו בפתיחת השיחה שאתם מקליטים, והשאירו את האמירה הזאת בתוך ההקלטה — כך האישור נשמר יחד עם החומר. אם מישהו מתנגד, לא מקליטים. זהו מידע כללי ולא ייעוץ משפטי.
ברמת הארגון, אם אתם עומדים להתחיל להקליט ישיבות באופן שגרתי — ולא פעם אחת — יישרו קו מראש עם היועץ המשפטי ועם ממונה הפרטיות: מי בעל המאגר, כמה זמן נשמרות ההקלטות, מי מורשה לגשת אליהן ואיך מוחקים אותן. כדאי גם לציין בראש הפרוטוקול עצמו שההקלטה בוצעה ושהמשתתפים יודעו.
הפרוטוקול האוטומטי הוא טיוטה, לא מסמך סופי
זו הנקודה שהכי חשוב לומר בגלוי, כי בלעדיה מתאכזבים. תמלול אוטומטי מחזיר טיוטה גולמית:
- שמות ומונחים. שמות פרטיים, שמות יישובים, שמות חברות ישראליות, ראשי תיבות עם גרשיים ומונחי מקצוע פנימיים לא תמיד ייכתבו נכון וידרשו תיקון ידני.
- דיבור חופף. בישיבות בעברית מדברים אחד על השני הרבה, ובקטעים כאלה ייחוס המשפטים לדוברים מתבלבל.
- איכות ההקלטה. דובר שנשמע דרך רמקול בחדר, מיקרופון רחוק או קו טלפון רועש יורידו את הדיוק בצורה מורגשת.
- פיסוק. הפיסוק הוא פרשנות של המודל ולא תמליל דקדוקי מדויק.
- אין סיכום אוטומטי. האפליקציה לא מנסחת החלטות, לא מייצרת רשימת משימות ולא שולחת דבר במייל.
אין גם שום התחייבות שהמסמך ישמש כרשומה רשמית מול צד שלישי; מעמדו של הפרוטוקול נקבע בנהלים של הארגון שלכם ובאישור שלו בישיבה הבאה, לא בתוכנה שייצרה אותו.
זרימת עבודה מומלצת
- אומרים בפתיחה שמקליטים, מוודאים שאין התנגדות, ומתחילים את ההקלטה מיד אחרי האמירה כדי שהיא תישמר בתוכה.
- מקליטים את הישיבה. אפשר להקליט מיקרופון, שמע מערכת או שניהם.
- בסיום מתקבל תמלול עם חותמות זמן וחלוקה לדוברים; נותנים לדוברים שמות.
- עוברים על הקטעים המהותיים — החלטות, סכומים, תאריכים ושמות — ומצליבים עם ההקלטה בעזרת חותמות הזמן.
- מנסחים את הפרוטוקול מתוך התמלול המתוקן, ומציינים בראשו שההקלטה בוצעה בידיעת המשתתפים.
מדריך התפעול המלא, כולל ההרשאות שהמערכת מבקשת, נמצא באיך לתמלל הקלטה. תמלול של קובץ שכבר קיים אצלכם — למשל הקלטה שנעשתה בטלפון — מוסבר בהמרת קובץ שמע לטקסט.
ישיבות בעברית מעורבת באנגלית
זיהוי הדיבור מכסה 99 שפות ומזהה את השפה אוטומטית, אבל הזיהוי מתבצע לכל הקלטה כיחידה. בישיבה ישראלית טיפוסית המשפטים בעברית ומשובצים במונחים באנגלית — זה בדרך כלל עובר חלק. לעומת זאת ישיבה שעוברת לקטעים ארוכים באנגלית (למשל עם ספק מחו"ל) עלולה לצאת מעורבבת. הצעד המעשי הוא לצמצם את רשימת השפות המועדפות לעברית ולאנגלית. פירוט על מה שעובד ומה שלא עובד בעברית: תמלול בעברית.
דרישות ומחיר
| נושא | פירוט |
|---|---|
| מערכת הפעלה | macOS 13 (Ventura) ומעלה |
| מעבד | Apple Silicon מדגם M1 ומעלה — חובה |
| מחשבי Intel | לא נתמכים |
| בוט בפגישה | לא נדרש; ההקלטה מתבצעת מהמחשב |
| גרסה חינמית | 5 תמלולי שמע ו-5 תמלולי וידאו בסך הכול לכל החיים, ו-5 דקות הכתבה ביום |
| הקלטה ותמלול חוזר | אינם נמדדים ואינם מנכים מהמכסה |
| גרסה מלאה | Pro בתשלום חד-פעמי של $49.99 — לא מנוי |
בגרסה החינמית אפשר להכתיב 5 דקות ביום ולתמלל 5 הקלטות שמע ו-5 הקלטות וידאו — זו מכסה כוללת לכל החיים ולא מכסה יומית. ההקלטה עצמה אף פעם לא נמדדת, ותמלול חוזר של הקלטה שכבר תומללה אינו מנכה מהמכסה, כך שאפשר להריץ אותה שוב בשפה אחרת או אחרי שינוי הגדרות בלי לשלם על כך. מי שצריך יותר פותח את Pro מתוך האפליקציה בתשלום חד-פעמי של $49.99 — תשלום אחד, בלי מנוי ובלי חיוב לפי דקה. שימו לב שההקלטה של הישיבה עצמה לעולם אינה נמדדת — המכסה החינמית נוגעת רק למספר התמלולים, כך שאפשר להקליט ישיבות ולהחליט מאוחר יותר אילו מהן לתמלל.
שורת המעבד היא תנאי ולא המלצה: על Mac עם מעבד Intel האפליקציה לא רצה. $49.99 הוא מחיר החנות בדולרים, ובחנות הישראלית מוצג הסכום בשקלים.
ההורדה חינם. הגרסה החינמית מוגבלת. בלי מנוי. · פתיחת Pro בתשלום חד-פעמי אחד של $49.99 (בחנות הישראלית מוצג הסכום בשקלים) · macOS 13 ומעלה
שאלות נפוצות
האם נכנס בוט לפגישה כדי להקליט?
לא. האפליקציה מקליטה את שמע המערכת של ה-Mac יחד עם המיקרופון שלכם, ולכן היא לא מצטרפת לפגישה כמשתתף ולא מבקשת גישה ליומן. זה עובד ב-Zoom, ב-Teams, ב-Google Meet, ב-Slack, בשיחת טלפון דרך המחשב וגם בישיבה פיזית בחדר.
האם מותר להקליט ישיבה בלי לבקש רשות?
בישראל, לפי חוק האזנת סתר, התשל"ט-1979, הקלטת שיחה שאתם משתתפים בה אינה האזנת סתר וככלל אינה אסורה, בעוד הקלטת שיחה בין אחרים בלי הסכמת אף אחד מהצדדים היא עבירה פלילית. גם כשההקלטה מותרת, השימוש בה או הפצתה עלולים לפגוע בפרטיות לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, והקלטת עובדים ביוזמת מעסיק היא סוגיה נפרדת הנבחנת בבית הדין לעבודה. מומלץ להודיע בפתיחת הישיבה ולהשאיר את האמירה בתוך ההקלטה. זהו מידע כללי ולא ייעוץ משפטי.
האם רואים בפרוטוקול מי אמר מה?
כן. ההקלטה מחולקת אוטומטית לפי קולות, ואפשר לתת לדוברים שמות שיזוהו גם בישיבות הבאות. לשם כך נשמר פרופיל קול על המחשב בלבד, והוא ניתן למחיקה פרטנית. מכיוון שמדובר בנתון ביומטרי, ראוי לומר למשתתפים שנשמר פרופיל כזה ולקבל את הסכמתם.
האם השמע של הישיבה מועלה לשרת?
לא. זיהוי הדיבור וזיהוי הדוברים רצים על המעבד הגרפי של ה-Mac, ואין שלב העלאה. זהו תיאור של אופן פעולת התוכנה ולא טענה לעמידה ברגולציה כלשהי — את ההערכה הזאת יש לבצע מול היועץ המשפטי או ממונה הפרטיות בארגון.
כמה ישיבות אפשר לתמלל בחינם?
בגרסה החינמית 5 תמלולי שמע ו-5 תמלולי וידאו בסך הכול — מכסה לכל החיים ולא מכסה יומית — וכן 5 דקות הכתבה ביום. ההקלטה עצמה אינה מוגבלת, ותמלול חוזר של הקלטה שכבר תומללה אינו מנכה מהמכסה. מעבר לכך פותחים את Pro ברכישה חד-פעמית של $49.99, שאינה מנוי.
האם האפליקציה מנסחת סיכום והחלטות?
לא. מה שמתקבל הוא תמלול מלא עם חותמות זמן וחלוקה לדוברים, כטיוטה לניסוח הפרוטוקול. שמות, ראשי תיבות ומונחי מקצוע דורשים תיקון, ובקטעים שבהם מדברים יחד שיוך הדוברים מתבלבל. אין גם התחייבות לשימוש במסמך כרשומה רשמית.