Forside › Mødereferat

Mødereferat fra optagelsen · alt kører lokalt

Automatisk mødereferat ud fra optagelsen

Referatet går på skift, og turen rammer altid på en travl dag. Optag mødet på din Mac, og få en søgbar udskrift med talerskift og tidsstempler, som referatet kan skrives ud fra. Genkendelsen kører på din egen maskine: lydfilen forlader ikke din Mac, og der inviteres ingen bot ind i mødet.

Fra møde til udskrift

Arbejdsgangen er den samme, hvad enten mødet er i et mødelokale eller på en skærm. Du starter optagelsen i Lesskeys, holder mødet, og stopper igen. Bagefter genkender appen talen på Mac'ens GPU og laver en udskrift med tidsstempler og talerskift, som du kan søge i, rette i og eksportere til det dokument, referatet skal skrives i.

Bemærk trin 4 og 5. Det er dér, forskellen ligger mellem det, appen leverer, og det, en dansk arbejdsplads forstår ved et referat.

Uafhængig af mødeplatformen — og uden bot

Appen optager systemlyden på din Mac. Det betyder, at den ikke skal integreres med noget som helst: Teams, Zoom, Google Meet, Slack, et telefonopkald gennem computeren eller en optagelse i mødelokalet giver alle sammen en lydfil, den kan arbejde med. Ingen bot bliver inviteret ind som ekstra deltager, ingen bliver bedt om at godkende en integration, og appen beder ikke om adgang til din kalender eller dit mødereferatsystem.

Det er ofte det praktiske argument på en arbejdsplads, hvor it-afdelingen ikke godkender nye integrationer i mødeplatformen, og hvor eksterne deltagere ikke skal sidde og se en ukendt »notetager« logge på mødet.

Hvad du får — og hvad du ikke får

Vær klar over forskellen, for det er her, forventninger typisk skrider. Du får:

• En udskrift med talerskift. Optagelsen deles op efter stemme, så det fremgår, hvem der siger hvad. Du navngiver talerne, og navngivne stemmer genkendes i senere møder (mere om det).
• Tidsstempler. Skal en formulering tjekkes, springer du direkte til stedet i lyden.
• Et søgbart arkiv. Alle møder og udskrifter ligger lokalt, og søgningen går ned i selve teksten — praktisk et halvt år senere, når nogen spørger, hvad der egentlig blev besluttet.
• Eksport. Teksten kan hentes ud og lægges ind i den skabelon, I nu bruger til referater.

Du får ikke et færdigt beslutningsreferat. Udskriften er ordret; et dansk referat er en redigeret gengivelse med beslutninger, ansvarlige og deadlines. Den destillering laver du selv — men du laver den ud fra en fuldstændig tekst i stedet for ud fra din hukommelse og et par stikord, og det er som regel forskellen på et referat, der bliver skrevet samme dag, og et, der ligger og trækker ud.

Samtykke: sig det højt, inden du trykker optag

Reglerne i Danmark er anderledes end i for eksempel Tyskland, så det er værd at have præcist. Det er ikke i sig selv strafbart at optage en samtale, du selv deltager i. Straffelovens § 263, stk. 1, nr. 3 rammer den, der ved hjælp af udstyr aflytter eller optager samtaler, som vedkommende ikke selv er part i — altså aflytningen, ikke deltageren.

Det gør det ikke frit slag. Tre andre hensyn gælder stadig:

• Videregivelse. Straffelovens § 264 d rammer den, der uberettiget videregiver meddelelser eller billeder om en andens private forhold. En lovligt optaget samtale kan altså blive et problem i det øjeblik, den deles.
• Persondata. Optagelse af kolleger, borgere eller kunder er behandling af personoplysninger. Der skal være et lovligt grundlag, og de, det handler om, skal informeres. Skjult optagelse på arbejdspladsen er gentagne gange blevet kritiseret.
• Ansættelsesret. At optage kolleger eller ledelsen i smug er blevet behandlet som grund til bortvisning, også hvor der ikke blev begået noget strafbart.

Den praktiske anbefaling er derfor enkel, og den koster ti sekunder: sig det højt, inden du trykker optag, skriv i referatet at mødet blev optaget, og lad være, hvis nogen siger nej. Skal optagelsen slettes efter referatet er skrevet, så aftal det på mødet og gør det. Dette er en oplysning, ikke juridisk rådgivning.

Offentlig sektor: journalisering og aktindsigt

Arbejder du i en kommune, en region eller en statslig myndighed, er der en ekstra ting at vide, før du begynder at gemme ordrette udskrifter af interne møder. En udskrift eller et referat, der er modtaget eller udarbejdet som led i myndighedens virksomhed, kan være et dokument i offentlighedslovens forstand — og dermed omfattet af journaliseringspligt og af retten til aktindsigt.

Konsekvensen er ikke, at du ikke må optage. Konsekvensen er, at en ordret udskrift af en intern drøftelse ikke nødvendigvis er noget, du selv bestemmer over bagefter. Mange vælger derfor at bruge udskriften som arbejdsredskab, skrive referatet ud fra den og slette råmaterialet, når referatet er godkendt. Tal med den, der har styr på jeres journalisering, inden I lægger en fast praksis — det er hurtigere end at rydde op bagefter.

Hvad du skal regne med

• Krydstale. Når to taler samtidig, bliver fordelingen på talere upræcis. Det er den hyppigste rettelse.
• Mikrofonen afgør meget. En deltager langt fra maskinen, en dårlig telefonforbindelse eller en højttaler i et lokale med rumklang giver et ringere resultat end en headset-mikrofon.
• Navne og fagudtryk. Personnavne, stednavne, forkortelser og interne systemnavne bliver ikke altid stavet rigtigt. De ord, der går igen hos jer, skal du regne med at rette hver gang.
• Sprogskift. Sproget bestemmes automatisk blandt 99 sprog, og danske sætninger med engelske fagord er uproblematiske; skifter mødet sprog over længere passager, bliver resultatet mere blandet. Arbejder I fast i to sprog, kan udvalget begrænses til dem.
• Ingen dokumentationsgaranti. Der gives ingen garanti for, at en udskrift kan bruges som dokumentation over for andre — den er et arbejdsredskab, ikke et bevis.

Krav og pris

Gratisversionen rækker til at prøve et rigtigt møde igennem, før du beslutter dig: du har 5 lyd- og 5 videotranskriptioner i alt — et samlet loft, ikke en daglig kvote — plus 5 minutters diktering om dagen. Selve optagelsen er aldrig begrænset, og en optagelse, du allerede har transskriberet, kan køres igen uden at bruge kvote. Den fulde version fjerner grænserne for 49,99 $ som engangskøb; der er intet abonnement og ingen betaling pr. mødeminut, men »intet abonnement« er ikke det samme som »ingen grænser« — grænserne står i tabellen. Beløbet er butiksprisen i dollar; i det danske App Store vises det gældende beløb i kroner.

Videre herfra: hvorfor der ingen upload er, hvordan talerne adskilles og optagelser, du allerede har liggende.

Ofte stillede spørgsmål

Læs også